文员的工作职责因部门职能不同有所差异，但综合多个权威来源，其核心职责可归纳为以下几类：

一、行政支持类

日常接待与沟通

- 接听电话、记录留言、转接需求

- 接待来访客人，进行登记、引见及会议安排

- 处理外部来函、快递收发及物品登记

会议管理

- 负责会议通知、资料准备、会议纪要整理及后续跟踪

- 布置会议室、设备调试及会议记录规范

文件与档案管理

- 收发、整理、归档公司文件、合同、报表等

- 建立电子档案库，进行文件分类与检索

二、办公运营类

办公环境维护

- 保持办公室整洁、绿植养护及设备维护

- 管理办公用品库存，进行采购申请与发放登记

考勤与出勤管理

- 员工考勤记录汇总、薪资核算支持

- 处理员工入职/离职手续及差旅预订

行政流程支持

- 协助采购主管处理订单、发票登记及供应商对接

- 跟踪项目进度，协助部门主管落实工作

三、信息与沟通类

数据统计与分析

- 定期制作工作报告、统计报表及数据分析

- 跟踪行政指标完成情况，为领导提供决策支持

内部协调与沟通

- 联系各部门传递信息、协调资源

- 处理客户投诉，定期向管理层汇报工作进展

四、其他专项任务

技术支持：

部分文员需协助IT部门维护办公设备或提供基础技术支持

活动组织：参与公司会议、培训等活动的策划与执行

保密工作：处理机密文件时需遵守保密协议

注意事项

不同企业可能根据业务需求调整文员职责，例如销售部门文员可能侧重客户资料管理，技术部门文员则更关注项目文档和流程跟进。建议新入职文员结合具体岗位要求，制定个性化工作清单。