跟单文员是企业中负责协调和管理订单执行过程的关键岗位，主要职责是通过系统化操作和跨部门协作，确保订单按时、按质完成。具体工作内容可分为以下几类：

一、订单管理核心职责

订单审核与处理

负责接收客户订单后，审核订单信息的准确性，包括产品规格、交货期、付款条款等，并协调相关部门（如生产、采购、物流）执行。

进度跟踪与协调

- 跟踪生产进度，每日下车间确认生产是否满足交货期，协调解决生产异常情况。

- 跟进原材料采购进度，核对入库/出库明细，确保物料及时供应。

合同管理

审核外发加工合同和报价，协助总经理确认签字；处理合同执行中的变更需求，维护公司利益。

二、沟通与协调职能

内部协作

与生产部门沟通生产计划调整，向财务部门核对账目，协助处理异常情况（如退换货、索赔）。

- 跟进销售数据，为商业合作谈判提供支持。

外部联络

联系供应商确认物料交付时间，处理运输安排、质量检验等事宜；协助客户处理售后咨询和投诉。

三、数据与文档管理

信息整理与归档

保存、分类和归档工作资料，包括合同、报价单、生产记录等，确保信息可追溯。

- 建立供应商档案，进行绩效评估和供应商管理。

统计与分析

跟踪生产数据、库存动态，生成统计报表，为决策提供依据。

四、其他辅助工作

协助处理客户满意度回访，登记结果并上报；

参与新品开发、市场调研等跨部门项目。

关键技能要求

细致耐心：

需频繁处理细节，确保信息准确性；

沟通能力：需与多个部门及供应商有效协作；

问题解决能力：快速响应异常情况并提出解决方案。

通过以上职责的履行，跟单文员在保障供应链稳定性和提升客户满意度方面发挥重要作用。